К бизнес-процессам относится все, что происходит в компаниях любого размера: от международных корпораций до ИП. Например, на производственном предприятии это закупка сырья, изготовление, продвижение и продажа продукта, обслуживание оборудования и многое другое. Какие виды бизнес-процессов существуют, как и зачем их оптимизировать и автоматизировать — в этой статье.
Это набор действий, которые команда повторяет, чтобы добиться результата. Например, на автозаправке — приемка, хранение и продажа топлива, управление запасами, финансами и персоналом, техническое обслуживание, охрана, мониторинг безопасности. Это повседневные задачи, без которых бизнес не сможет существовать и приносить прибыль.
Перед открытием бизнеса руководители детально описывают модель работы для каждого отдела. Это нужно, чтобы понимать, как компания будет оказывать услуги, какие задачи будут выполнять сотрудники, что прописывать в должностных инструкциях и как быть, если что-то пойдет не по плану. Построение схем помогает в масштабировании и оптимизации бизнес-процессов.
Обычно в модели работы указывают:
Каждый этап можно расписать подробнее. Чем больше деталей раскрыто, тем легче увидеть в них потенциальные проблемы и точки роста. Так, подробный план показывает, для каких задач нужно нанять дополнительного сотрудника или какие процессы стоит автоматизировать.
Наглядная модель с взаимосвязями между процессами, сценариями, этапами и условиями выполнения задач — условие бесперебойной работы. Понадобятся инструменты для визуализации, например Archi, Miro, Bizagi, и нотации.
Пример простой схемы процесса доставки, составленной в сервисе mymap.ai
К нотациям относятся правила и условные обозначения для описания бизнеса. Например, какие иконки использовать и что они означают, как отображать последовательность действий. Нотации позволяют понять, что изображено на схеме, даже если сотрудник видит ее впервые. Вот самые популярные стандарты: IDEF0, BPMN, DFD, UML.
В нотации IDEF0 процессы обозначаются блоками, а связи между ними — стрелками (схема в Creately)
В нотации BPMN есть условные обозначения для процессов в виде фигур и иконок разных оттенков (схема в VisualParadigm)
В небольших компаниях, где сложная детализация не нужна, моделированием занимается собственник. Он знает свой бизнес и может описать, как все работает. В более крупных компаниях формируют команду из руководителей отделов. Например, старший менеджер сможет правильно описать процессы в отделе продаж, главный инженер — в цехе.
Если цель моделирования в глубокой оптимизации процессов, то привлекают финансовых и бизнес-аналитиков, системных архитекторов. Если в штате нет таких специалистов, приглашают консультантов со стороны или отправляют на обучение штатных сотрудников.
Бизнес-аналитика — востребованная и высокооплачиваемая специальность. Обучиться ей можно в Вышке Онлайн, например на программе Master of Business Analytics. Вы будете на практике моделировать, мониторить, оптимизировать и визуализировать бизнес-процессы. Вас научат оценивать стоимость компаний и активов, управлять рисками, продумывать стратегии и финансовые модели. Совмещать обучение можно с работой, а по итогу вы получите диплом магистра с приложением на английском языке.
Программа специальности Master of Business Analytics Вышки Онлайн
Бизнес-процесс — это набор упорядоченных действий, связанных между собой. Например, в оформление кредита входят прием заявки, проверка данных клиента, оценка рисков, принятие решения о выдаче средств и их перечисление на счет. В производство бижутерии — разработка коллекции, закупка материалов, изготовление продукции, контроль качества.
Однотипные действия повторяются по алгоритму, чтобы достичь конкретного результата. К ним можно отнести проведение еженедельных собраний, ежедневную обработку заказов, ежемесячную закупку сырья. Процессы, которые повторяются систематически, делают бизнес стабильным. Их легче анализировать и автоматизировать.
Каждый сотрудник имеет свою зону ответственности. Например, бухгалтер занимается финансовой отчетностью, менеджер консультирует клиентов, системный администратор настраивает ПО. При этом важна коммуникация между подразделениями. Так, технические специалисты должны учитывать потребности коллег при создании программной экосистемы, маркетологи — получать информацию о качественных лидах от отдела продаж. В описании процессов важно отразить алгоритм, по которому топ-менеджеры, работники и партнеры взаимодействуют друг с другом.
Это процессы, благодаря которым бизнес работает, растет и получает прибыль.
Помогают правильно распределять ресурсы, развивать бизнес в нужном направлении.
Поддерживают основные процессы. Они не приносят прямой прибыли, но обеспечивают бесперебойную работу компании. К таким процессам относятся обслуживание ИТ-инфраструктуры, переговоры с поставщиками, уборка офисных и производственных помещений.
Это комплекс мер по улучшению работы организации. Оптимизация в компании необходима, если:
Но пересмотр процессов также проводят, если все удовлетворительно, — на перспективу. Он помогает повысить конкурентоспособность компании и предупредить риски. Например, можно сократить время на выполнение задач, автоматизировать рутину, снизить себестоимость продукции и количество ошибок, увеличить прибыль.
Порядок оптимизации примерно одинаков.
Если отдать типовые задачи профессиональным сервисам, можно снизить издержки и количество ошибок, увеличить скорость работы. Например, бухгалтерский учет ведут в 1С: там формируют документы в пару кликов, автоматически предзаполняют их и отправляют в нужные инстанции.
Пример планировщика — Trello
KPI — метрики эффективности — отражают качество выполнения задач и клиентского сервиса, прогресс, продуктивность сотрудников. Например, в сфере услуг используют метрику NPS — индекс потребительской лояльности. Топ-менеджеры отслеживают ROI (рентабельность инвестиций), а маркетологи — Retention Rate (коэффициент удержания клиентов). Выбор метрик зависит от специфики бизнеса и ваших задач.
Примеры метрик
Для сбора данных используют разные источники и методы: данные CRM и рекламных сервисов, A/B-тесты и интервью, отраслевые сервисы мониторинга. Например, если необходимо выяснить, почему пользователи бросают корзины, применяют системы веб-аналитики. Так, в Яндекс Метрике можно отследить путь потенциального покупателя: от перехода на сайт до момента закрытия корзины.
Еще один метод — опрос клиентов. Он помогает понять, в чем проблемы компани: в слишком дорогой доставке, сложной форме заказа, технических сбоях на сайте или в других причинах. А чтобы выявить операционные недостатки, можно опросить руководителей и сотрудников.
Как стать успешным руководителем проекта в IT? Используйте секреты эффективного управления и лидерства. Изучите ключевые навыки, такие как контроль сроков, управление командой и общение с клиентами. Вышка Онлайн поможет с этим, а также поделится практическими советами по построению высокоэффективной команды.
Редакция поможет вам стать хорошим руководителем и всегда быть на шаг впереди конкурентов. Вы узнаете все о системе SMART — одном из лучших инструментов для эффективного достижения целей. Рассмотрим способы применения на деле, дадим несколько практических советов.
Часто личные качества руководителя влияют на проект и все принятые в процессе работы решения. С какими эмоциями придется сталкиваться каждому управленцу и как обернуть их в свою пользу? Способы тренировки интуиции и несколько советов по ее эффективному применению в постановке целей.
Представляем сборник статей по дизайну, который станет незаменимым источником вдохновения и практических знаний для профессионалов и начинающих специалистов в области дизайна.
