Уследить за всем и успеть все — невозможно. Но можно ли попытаться?

По данным аналитиков онлайн-кампуса НИУ ВШЭ, почти каждый второй бакалавр совмещает обучение с работой, а среди магистрантов этот показатель доходит до абсолюта. При этом магистранты занимают руководящие должности в компаниях или занимаются развитием собственного бизнеса. Кажется, что нужны, если уж не суперсилы, чтобы успевать закрывать рабочие и учебные задачи, то точно дисциплина и сформированные подходы к тайм-менеджменту.

Мы поговорили с 3 студентами, которые занимают руководящие должности и учатся в магистратуре на новых для себя направлениях, о мотивации вернуться «за парту», а также узнали их секреты управления собственным временем.

Как «съесть слона» без лишних усилий?

Несмотря на то что в сфере digital-маркетинга? я работаю достаточно долго, в какой-то момент ощутила нехватку «базы», чтобы вывести свою работу на новый уровень.

Дело в том, что digital-рынок уже не тот, который был 10 лет назад, когда креатив мог сыграть решающую роль. В нынешнее время особенно остро чувствуется необходимость в комплексном подходе, в глубинном понимании процессов. Это и стало мотивацией к поступлению на программу магистратуры. Применять на практике полученные знания я начала с первого полугодия, по окончании второго я полностью изменила подход к формированию стратегий, которые мое рекламное агентство готовит для тендеров.

С поступлением в вуз встал вопрос о более эффективном управлении своими временными ресурсами. Я и до этого знала, что именно правильное планирование времени — залог успеха, если не во всех делах, то в половине точно. Это понимание обострилось после поступления в Вышку, когда поток задач, дедлайнов резко увеличился.

Что мне помогает?

• Постановка четких и глобальных целей.

  Для меня это основополагающий принцип, который позволяет устранить метания, сожаления и излишнюю жалость к себе. Ты понимаешь, ради чего делаешь ту или иную задачу, и все мелкие подзадачи оцениваешь через эту призму. Этот принцип помогает расставлять корректно приоритеты, так как вы начинаете их оценивать исходя из достижения основной цели.

• Ежедневное планирование и расстановка приоритетов.

  В конце рабочего дня я всегда составляю список задач для себя и своих подчиненных с указанием приоритетов.

Это правило позволяет “съесть слона без лишних усилий, поделив его на бифштексы.

Метод «Слоны и лягушки» Брайана Трейси

1. Личное планирование с прописыванием времени на задачу.

   Для меня на 100% работает закон Паркинсона, который утверждал, что работа занимает столько времени, сколько вы на нее отвели. Причем выполнение задачи растягивается ровно на столько, на сколько вы запланировали.

2. Уход от многозадачности.

   Я всегда считала многозадачность одним из главных своих преимуществ, пока не обнаружила, что это отлично работает лишь с мелкими задачами, которые не требуют излишней концентрации и максимального погружения. Когда же дело касается проектов особой важности, я стараюсь изолироваться от «поглотителей времени» (чатов, соцсетей, обсуждения новостей и пр.) и сконцентрироваться на задаче, чтобы выполнить ее в запланированное время. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда проводили эксперимент и пришли к выводу, что, если человек работает только над одним делом в определенный временной интервал, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

3. Время на отдых.

   Да, даже если «осталось совсем немного доделать» или «еще не устал». Я очень азартна в работе: если в конце рабочего дня осталась пара невыполненных мелких задач, есть соблазн задержаться и доделать их. И на эту удочку попадают многие трудоголики. Как результат — переутомление и выгорание. Единственный выход — составить график отдыха и труда и четко его придерживаться. Я верю, что лишь так можно достичь гармонии, жить полноценной жизнью и не погрузиться в рутину.

Cтоит ли учеба такого самоконтроля? Я уверена, чтобы быть действительно хорошим лидером, этому нужно учиться. Собственный опыт — ценный инструмент, но его не всегда достаточно. Кроме того, я считаю, что руководитель, который сам развивается, становится примером для команды. Как сказал Питер Друкер: «Успех определяется способностью учиться быстрее, чем ваши конкуренты». Для меня учеба — это личная и профессиональная инвестиция, необходимая для роста и достижения результатов.

Не винить себя и не бояться принимать помощь

По первому образованию я инженер, училась в ИТМО, и так или иначе работала в современных технологических компаниях. В силу развитых коммуникативных навыков я была связана с развитием и продвижением IT-решений. Так постепенно нарастила навыки бизнес-анализа, управления проектами, продвижения этих решений. Я ушла из ИТМО после бакалавриата, поняла, что в науку не пойду, а значит, нужно искать что-то по душе. Это и подтолкнуло меня задуматься о магистратуре в направлении информационных систем, интеграций или цифровой трансформации. В процессе поиска вуза и программы я поняла, что мне нравится заниматься развитием продуктов, решений, строить эффективные команды, быть лидером, идти туда, где ничего не понятно, но очень интересно. Поэтому я выбрала программу «Управление инновационным бизнесом», думаю, что буду и дальше развиваться в этом направлении, возможно, соберу команду за и запущу собственное дело.

Сейчас я работаю руководителем проектов в компании, которая занимается внедрением решений в сфере кибербезопасности, и, как правило, портфель проектов на моей должности составляет от 5 до 10 проектов одновременно. А это значит, что параллельно у тебя от 5 до 10 команд, которые могут пересекаться, и нередко случается, что приходится выбирать, на какой проект направить усилия того или иного сотрудника. А так как параллельно с работой я учусь в магистратуре, воспитываю двух сыновей и стараюсь находить время на любимые хобби и спорт, то вопрос тайм-менеджмента для меня актуален.

Но все же можно успеть многое, если разумно подходить к своим задачам. Я для себя выделила ряд правил:

• Определить, что важно для вас именно сейчас.

  Для себя я регулярно провожу анализ, что на данный момент у меня в приоритете. Например, сейчас — это новая работа и учеба. Всё оставшееся время я провожу с семьей, но стараюсь успеть отдохнуть или заняться тем, что меня заряжает, иначе я быстро выгораю.

• Не приносить свои потребности в жертву.

  Даже не пытайтесь пренебрегать сном и здоровьем ради рабочих или учебных задач. У меня работа гибридная, когда я чувствую себя плохо, я остаюсь дома, не трачу время на дорогу.

• Просить помощи — это нормально.

  Я стараюсь просить помощи, если чувствую, что мой ресурс подходит к концу. Например, я могу попросить близких помочь мне с детьми — отвести в школу/сад, погулять с ними.

• Не винить себя.

  Забудьте про чувство вины перед семьей, друзьями, коллегами и другими людьми. Только вы знаете, что вам нужно. Окружайте себя теми, кто поддержит вас в ваших решениях.

• Постоянное обучение — ключевой момент карьерного роста, поэтому время на него не стоит жалеть.

  Желание развиваться, постоянно изучать что-то новое, не бояться браться за задачи, выходящие за рамки должностных полномочий — это то, что позволяет нам не стоять на месте и оставаться конкурентоспособными. Я думаю, любой менеджер проектов в IT знает, что он и бизнес-аналитик, и тестировщик, и внедренец, и это значит, что ему уже никакая задача не страшна.

Наши подсчеты

Декомпозиции задачи и личные дедлайны

Первое образование я получила 26 лет назад. С тех пор экономическая теория сильно изменилась. Я почувствовала необходимость в актуальных навыках и знаниях, которые помогут мне оставаться востребованным специалистом. Именно поэтому я приняла решение о поступлении в магистратуру по экономическому анализу. Образовательная программа способствовала полному переосмыслению подходов к выполняемой работе, моей эффективности и карьерным возможностям.

Знания, полученные в процессе учебы, я применила для создания интуитивно понятных процессов в своей работе. И за основу этих процессов я взяла анализ научных подходов, а также лучших отечественных и зарубежных практик. Учеба расширила кругозор и показала, что экономика – это не только числа. Использование аналитических инструментов, изучение моделей и подходов, навык интерпретации данных, учет социальных, культурных и политических факторов позволили принципиально иначе взглянуть на привычные вещи и увидеть взаимосвязи процессов на микро и макроуровне.

Подстройка к учебе заняла некоторое время, но удивительным стало осознание своей способности стать эффективным и успеть сделать так много, как никогда прежде. Что я выделила для себя как наиболее эффективные инструменты для управления своим временем:

Важно прислушиваться к своему биоритму и здоровью. Сбалансированное сочетание личного и рабочего графика, а также чёткое выделение времени для отдыха – залог высокой продуктивности. Мои увлечения помогают мне эффективно переключать фокус внимания с работы/учебы на отдых и оставаться в комфортном состоянии длительное время.

Истории студентов подтверждают, что совмещать работу, учебу и личную жизнь — сложно, но вполне реально. Они нашли свой способ справляться с нагрузкой: кто-то полагается на жесткую дисциплину и дедлайны, кто-то делает ставку на поддержку окружения и приоритизацию задач, а кто-то учится делегировать и принимать помощь. Их подходы к тайм-менеджменту различаются, однако есть один общий фактор — осознанность в управлении ресурсами, четкое планирование и готовность к постоянному обучению.

В современном мире невозможно «успеть все», но можно научиться «успевать главное». И путь к этому лежит через грамотное управление своим временем и силами.